Ordnung ist das halbe Leben

Veröffentlicht: Donnerstag, August 14, 2008 in Best Practices, Uncategorized

Immer wieder diskutiere ich mit Leuten darüber, wie man am Besten seine Dateien ordnet. Mittlerweile hat man ja annähernd unendlich viele Texte, Folien, Bilder, Videos und Sonstiges, da muss man schon irgendwie ein gutes System besitzen, damit man seine Dateien auch wiederfindet. Ich möchte vorausschicken, dass es sich bei den Strukturierungsmethoden vermutlich um sehr persönliche Vorgehensweisen handelt, und was dem einen liegt, muss dem anderen noch lange nicht gefallen. Dennoch möchte hier einmal mein System vorstellen, dass ich seit mehreren Jahren anwende und auch froh darüber bin. Das System zeichnet sich dadurch aus, dass es dem Prinzip “Keep it simple” folgt, und dieses Prinzip mag ich.

Beginnen möchte ich aber erst mal mit dem Gegenteil dessen, was ich mache. Das Gegenteil ist das Prinzip, das Windows im Ordner “Eigene Dateien” verfolgt. Dort werden Dateien nämlich nach Dokumenttyp geordnet. Dies drückt sich in Unterordnern wie beispielsweise “Eigene Bilder”, “Eigene Musik” und “Eigene Videos” aus. Für den Privatanwender mag dies eine passende Struktur sein. Man kann im Ordner “Eigene Bilder” seine Urlaubsfotos sammeln, im Ordner “Eigene Musik” seine MP3-Dateien usw. Für meine Arbeit hat sich dieses Prinzip aber als absolut unbrauchbar erwiesen. Beispiel aus dem Lehralltag: Wenn man beispielsweise einen Foliensatz für eine Vortrag zum Thema “Konstruktivismus” erstellt, dann macht man PowerPoint-Folien, man erstellt eine Grafik, man benötigt einige Fotos, die man in die Präsentation einbindet, außerdem greift man vielleicht auf ein paar PDF-Dateien zu, in denen Informationen stehen, die man in der Präsentation gerne rüberbringen möchte. Nach dem eben genannten Ordnungsprinzip müsste man die entsprechenden Dateien dann in den Ordnern “Eigene Präsentationen”, “Eigene Grafiken”, “Eigene Bilder”, “Eigene Dokumente” usw. unterbringen, und dann vermutlich jeweils unter einem Unterordner “Konstruktivismus”. Dabei frage ich mich, was die Strukturierung in Dokumenttypen für einen Sinn haben soll. Man handelt sich dadurch nur ähnliche “Unterstrukturen” in den jeweiligen Ordnern ein, und inhaltlich zusammengehörige Dateien liegen verstreut auf der Platte.

Daher verzichte ich vollkommen auf die Dokumenttyp-Struktur. Ich gruppiere Dateien nur nach inhaltlichen Kriterien. Ich habe beispielsweise einen Ordner “Konstruktivismus”, in dem stecken alle Dateien drin, die irgendwas mit diesem Thema zu tun haben: Folien, Texte, Bilder, Mind maps, … Wenn ich mich irgendwann mit dem Thema “Konstruktivismus” befasse, finde ich in diesem Order alle Dateien, die für mich in diesem Zusammenhang schon mal relevant waren. Dabei versuche ich, möglichst nur auf einer Ebene Ordner anzulegen. Maximal führe ich noch eine weitere Unterebene ein. Ich habe auf der obersten Ebene jetzt mittlerweile 621 Ordner, und ich muss sagen: Es bleibt trotzdem übersichtlich. Wenn man sich mit einem Themengebiet befasst, weiß man selbst relativ gut, welche Ordner Relevanz haben könnten, und alles andere wird mental “ausgeblendet”. Das folgende Bild zeigt einen kleinen Ausschnitt aus meiner Ordnerwelt:

Ordnerstruktur_Ausschnitt

Ich betrachte sozusagen jede Datei als “Objekt” (den Begriff “Lernobjekt” finde ich auch schick), und ich gruppiere alle inhaltlich zusammengehörenden Objekte in einem Ordner. Das finde ich vernünftig.

Ich ordne meine Folien nicht mal mehr in einen “Veranstaltungsordner” ein. Welche Foliensätze ich in einer Veranstaltung benötige, schreibe ich mir einfach in eine Liste in einem Textdokument, das im Ordner “Veranstaltungen” liegt, und lege die Folien dann wie gehabt inhaltlich  in den entsprechenden Ordnern ab. Dabei kommt für mich der “Reusability”-Charakter besser heraus. Es ist nämlich schon oft vorgekommen, dass ich gewisse Folien auch in einer anderen Veranstaltung gebraucht habe. Wenn ich dann anfangen würde, Folien herumzukopieren, hätte ich doppelte Foliensätze irgendwo rumliegen, womöglich noch in verschiedenen Versionen. Mit dem von mir favorisierten System habe ich jede Foliensatz genau einmal. Wenn ich etwas an den Folien verbessere, wirkt sich das auf alle Veranstaltungen aus, in denen ich die Folien einsetze.

Der Einwand, der an dieser Stelle immer kommt, ist der folgende: Was macht man, wenn man eine Datei nicht eindeutig zuordnen kann? In solchen Fällen behelfe ich mir damit, dass ich sie in denjenigen Ordner packe, in den sie am besten passt. Im anderen Ordner erzeuge ich eine Verknüpfung auf denjenigen Ordner, in dem ich die Datei abgelegt habe, frei nach dem Motto “Wenn du in diesem Ordner bist, schau auch mal in jenen hinein”. Davon abgesehen hat man dieses Problem in einem hierarchischen Ordnersystem immer, egal, welche Strukturierungsmethode man verwendet. Beim tagging sind wir leider noch nicht angekommen – das wäre meiner Ansicht nach der Idealzustand.

Welche Methoden verwendet ihr? Was hat sich bewährt, was nicht, und warum?

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Kommentare
  1. Diana sagt:

    Hm, ich habe wohl eine Mischmethode. Zum einen habe ich Sorten-Verzeichnisse (Bilder, Filme, Musik…) und bei Bedarf auch Ordner die einen bestimmten Themenbereich umschließen und in denen man alle Arten von Dateien findet.

    Ich habe auch ein Tagging-Programm, aber bisher nicht die Zeit und vorallem auch nicht die Geduld gehabt, alles zu taggen. Ich bin mir auch nicht ganz sicher ob es wirklich sinnvoll wäre.

    Oh, und etwas was ich sehr ausgiebig benutze ist der Papierkorb.

  2. cspannagel sagt:

    @Diana Welches Tagging-System benutzt du?

    Der Papierkorb ist natürlich auch ein toller Ablageort! :-) Allerdings habe ich fast schon zum Prinzip erhoben, dass ich nichts lösche. Meine Festplatte ist mit 170 GB Daten erst zur Hälfte gefüllt – da werde ich nicht mit löschen anfangen. :-) Zumal: Wenn die Platte je einmal voll sein sollte, dann kaufe ich ohnehin eine, die mindestens doppelt so viel Speicherplatz hat. :-)

  3. Diana sagt:

    Das Tagging-Ding heißt Punakea, aber ich fürchte das gibt es nur für den Mac. :(

    Was das Löschen angeht: Ich halte weder im handfesten noch im digitalen Leben viel davon, nutzlose Sachen aufzuheben. Wenn ich in manche Ordner monatelang, manchmal jahrelang nicht mehr reingeguckt habe, dann kann ich sie genauso gut löschen. Gleiches gilt für Dateien bei denen ich schon garnicht mehr wußte dass ich sie besitze. Unbegrenzter Speicherplatz ist für mich kein Argument. ;)

  4. Scheppler sagt:

    Mein System ist sehr ähnlich zu Deinem.
    Seit ich auf dem mac bin und diese tolle Suche im Betriebssystem nutzen kann (echt viiiel besser und schneller als die Windows-Suche), habe ich so ein halbes tagging-System eingeführt.
    Ich habe Dateinamen wie AB-Absolutismus-Klass11-bw (Art(Arbeitsblatt)-Thema-Klassenstufe-Besonderheit(black-white)).
    Nun kann ich in die Suche Absolutismus eingeben und bekomme alle Dateien. Wenn ich dann weiter AB in die Suche tippe, reduzieren sich die Treffer auf Arbeitsblätter zum Absolutismus usw.
    Läuft derzeit noch sehr gut… ;-)

  5. Fischer sagt:

    Ich arbeite weitgehend Anlass-orientiert und verlasse mich auf mein Gedächtnis. Das erstaunliche ist: Es funktioniert. Kürzlich musste ich ein pdf zu einem acht Monate alten Blogbeitrag rausfischen, das hat keine zwei Minuten gedauert.

    Der Nachteil: Wenn ich jemals Alzheimer bekomme, wird es Monate dauern, den ganzen Wust korrekt zuzuordnen.

  6. Sammelmappe sagt:

    20 Jahre Arbeitserfahrung haben mir gezeigt, dass das persönliche Ablagesystem vor allem eins können muss: Es muss Veränderungen zu lassen. Es muss ständig angepasst werden. Zu Beginn meiner Berufstätigkeit habe ich immer wieder versucht ganz ausgeklügelte Ablagesysteme zu finden, die waren dann aber auf die Dauer zu starr. Mittlerweile ähnelt mein Ablagesystem meinem Ordnungssystem im Reallife. Ein kleiner Bereich ist streng sortiert, der größere Bereich ist in ständiger Bewegung.
    Im Gegensatz zu meinem Anwendern nehme ich aber auch das Ausmisten sehr wichtig. Zweimal im Jahr wird geräumt und gelöscht. Nicht zu viel, aber eben immer ein bißchen.

    Den Papierkorb als Ablage zu verwenden, kenne ich auch von meinen Anwenderinnen und Anwendern. Das ist ein Drahtseilakt, der ihnen nicht bewußt ist.

  7. Herr Rau sagt:

    Ordnung ist etwas Schönes. Ich nutze das Verzeichnis “Eigene Dateien” nur zur schnellen Ablage und zum baldigen Überprüfen und Entscheiden auf Brauchbarkeit. Alles, was sortiert ist, liegt auf einer externen Festplatte. (Ich brauche viel Platz, da zu meinen Daten eine liebevoll verwaltete umfangreiche Hörspielsammlung gehört.) Damit habe ich am wenigsten Probleme bei Rechnerausfall oder Betriebssystemwechsel – eins von beidem kommt bei mir doch alle zwei Jahre vor.

    Einmal im Jahr wird aufgeräumt, und gerne mal am Ordnungsprinzip geschraubt. Da gebe ich Sammelmappe recht: flexibel muss es sein.

    Ansonsten: Bei mir gehen die Ordner eher in die Tiefe. Aber ich denke jetzt auch mal über eine flache Hierarchie nach.

  8. Regine sagt:

    Ich nehme mir immer wieder vor (und komme diesem Ziel allmählich näher …), mal mit Deepamehta zu arbeiten. Leider ist der Link zu deepamehta.de zur Zeit wohl down, dafür mal der Link zur nächsten Info-Veranstaltung http://store.newthinking.de/vortrag/deepamehta/20080819 bzw. der Wikipedia-Eintrag http://de.wikipedia.org/wiki/Semantischer_Desktop
    Mir gefällt der intuitive Nutzungszugang ganz gut sowie die Möglichkeit, mit anderen gemeinsam Informationen zu strukturieren.

    Ansonsten verfolge ich eine ähnliche Mischung wie Diana und bin mit Spotlight am Mac völlig zufrieden. Dadurch, dass Spotlight auch die Eingaben im Infofenster einer Datei durchsucht, ist Datei-Tagging im Mac eigentlich schon eingebaut.

  9. Stormcloud sagt:

    Ich habe auch so eine Art Mischstruktur. Im Dokumentordner ist es bei mir ähnlich aufgebaut, außerhalb habe ich noch einen Data-Ordner, der wiederum in Bilder, Musik, etc. unterteilt.
    Leider habe ich feststellen müssen, dass ich da in letzter Zeit sehr inkonsequent war. Eine Ferienaufgabe wird also sein, da mal zu entrümpeln.
    Btw: Michitux hat hier schonmal Ideen zu einem Tagging-Dateisystem aufgeschrieben, allerdings unter Linux / Unix.
    Ich glaube, Bilder kann man auch über die Metadaten taggen, allerdings braucht man einen Bildverwalter, der dann diese Daten ausliest und übersichtlich darstellt (in einer Tagcloud oder ähnlichem). So ein Verwalter ist mir bislang nicht bekannt. Gibt es sowas?

  10. cspannagel sagt:

    @Diana und @Sammelmappe und @Herr Rau: Das Ausmisten kostet mir viel zu viel Zeit. Wenn ich die Dateien einsortiert habe, gehe ich nicht irgendwann über die Dateien drüber und lösche unbrauchbare. Ich wüsste auch gar nicht, wo ich nachsehen sollte bei den ganzen Ordnern. Dort, wo sie liegen, liegen sie gut. Und wer weiß: Vielleicht brauche ich sie doch noch mal irgendwann… :-)

    @Scheppler: Ich merke immer wieder, dass ich auf’s falsche Betriebssystem gesetzt habe. ;-)

    @Fischer: Das stimmt mit Sicherheit: Das Gedächtnis ist in großem Umfang am Wiederfinden beteiligt. Eine Ordnerstruktur, wie ich sie beschrieben habe, ist immer noch recht grob bei der Fülle der Dateien. Man muss auch in etwa wissen, wie beispielsweise der Autor oder der Titel des Dokuments hieß. Hier liegen meist die Probleme. :-)

    @Sammelmappe: Guter Hinweis – Das System muss flexibel sein und Veränderungen zulassen. Ich habe den Eindruck, dass dies durch die flache Hierarchie und den einfachen Aufbau gegeben ist. Veränderungen finden so nur lokal statt, d.h. wenn ich etwas umsortieren will, hat das keine Konsequenzen auf das gesamte System.

    @Herr Rau: Einen Ordner zur schnellen Ablage habe ich auch. Er heißt bei mir “Clipboard” und ist Teil des Ordnersystems, das ich oben beschrieben habe. Alle Ordner liegen bei mir auch auf einer externen Festplatte, auch der Ordner Clipboard. Den möchte ich nämlich auch extern bei mir haben.

    @Stormcloud So ein Bildverwaltungssystem kenne ich leider nicht. Aber vielleicht jemand anders?

  11. cspannagel sagt:

    @Regine Oops, du warst in meinem Spam-Folder… Also: Der Hinweis auf Deepamehta klingt sehr spannend! Insgesamt vermute ich auch, dass die hierarchische Methode in Zukunft durch etwas Semantisches / Tagging / wasweißich ausgetauscht werden wird. Ist aber auch irgendwo schade: Hierarchien sind sooo schlecht nicht. (Trotzdem will ich Tagging haben :-) )

  12. Claudia sagt:

    Wie ich schon sagte: Die wenigsten Menschen misten in ihrem Dateisystem aus.

    Mein “Ausmisten” gleicht einem Ordnen. Ich überprüfe die Struktur, gehe sie aufmerksam durch und wenn ich merke, dass sie an der einen oder anderen Stelle eine Veränderung braucht, ordne ich sie um. Dabei fallen mir auch immer wieder Daten auf, die ich nicht mehr brauche, die ich mehrfach habe, die mittlerweile an einer zentralen Stelle z.B. im Intranet gespeichert sind usw. werden dann gelöscht.

  13. Jochen sagt:

    Guten Tag,
    durch herumstöbern im Internet bin ich auf diese Seite gestoßen.
    Ich habe auf meinem Rechner eine Vielzahl von Ordnern und Dateien zu den unterschiedlichsten Themen. Mit fällt es außerordentlich schwer, eine Struktur da rein zu bringen da die Themen äußerst vielseitig sind (philosophische Zitate, Gesundheitsthemen, Bedienungsanleitungen für Haushaltsgeräte, Reparaturanleitungen für Werkzeuge, Arbeitsanleitungen für mein Hobby Metallbildhauerei, Interessante Internetseiten von Künstlern, Fehlerbehebung an Computern, Tips zum Selbstmanagement, Tips zum Informationsmanagement, Reisetips im In- und Ausland usw. usw.)
    Finden Sie das bei einer extrem unterschiedlichen Themenvielzahl eine solche wie von Ihnen bevorzugte flache Ordnerstruktur sinnvoll ist. Wie würden Sie das machen?
    Wenn ich z.B. 10 Internetseiten interessanter Künstler speichern möchte. Für jeden einen eigenen Ordner? Reparaturanleitungen für Maschinen und werkzeuge. Für jede Maschine einen eigenen Ordner? Ist die konsequente Umsetzung einer flachen Ordnerstruktur hilfreich? Wie entscheiden Sie, für was ein eigener Ordner angelegt wird? Immer dann wenn zu erwarten ist, dass mehr als eine Datei in den Ordner einsortiert wird?
    Über Tips würde ich mich freuen.
    Gruß
    Jochen

  14. cspannagel sagt:

    @Jochen Ich gehe dabei folgendermaßen vor: Zunächst verwende ich nur einen Ordner (beispielsweise für die 10 Seiten der Künstler oder für die Reparaturanleitungen). Erst wenn die Dateianzahl in einem solchen Ordner zu groß wird, gehe ich in die zweie Ebene und splitte die Dateien auf. Dabei verfolge ich sozusagen das Prinzip “keep it simple”: Erst mal davon ausgehen, das ein Ordner reicht, und dann erst bei Bedarf detaillierter werden.

  15. Jochen sagt:

    Hallo,
    nachdem ich mein Ordnersystem umgestellt habe nach dem Ihren, möchte ich mal ein Feedback geben.
    Ich habe mich, genau wie Sie,für eine eher flache Ordnerhierachie entschieden und muß sagen, ich komme wunderbar damit zurecht.
    Ich habe jetzt auf der obersten Ebene ca. 400 Ordner und insgesamt etwa 3000 Dateien. Der einzige Unterschied zu Ihrem System ist der, dass ich als oberste Ordnerebene Ordner von A-Z eingerichtet habe und erst dann die eigentlich beschrifteten Ordner abgelegt habe. So werde ich nicht von der Vielzahl der Ordner “erschlagen”. Ich finde alles eigentlich sehr schnell. Da ich aber auch eine Desktopsuche (Regain) verwende, finde ich auch darüber alles sehr schnell. Ich lösche auch nichts mehr da mir das viel zu viel Aufwand ist. Flache, unkomplizierte Ordnerstruktur in Verbindung mit indexiertem Volltextsuchprogramm ist für mich die optimale Lösung.
    Danke nochmal für Ihre Tips
    Jochen

  16. cspannagel sagt:

    @Jochen Super – vielen Dank für die Rückmeldung!

  17. Jochen sagt:

    Eine Sache habe ich aber noch. Ich hoffe, ich nerve nicht.
    Eine vernünftige, durchgängig gültige Benennung der Dateinamen fehlt mir noch. Macht es Sinn allen Dateinamen das Datum voranzustellen, also z.B. 20090201 für den 01.02.2009. Dadurch könnte man die Dateien innerhalb des Ordners immer nach Datum sortiert halten.
    Oder welchses Syytem gibt es noch. Wie handhaben Sie das?
    Danke
    Jochen

  18. cspannagel sagt:

    Das Datums-Präfix verwende ich tatsächlich in dieser Form, aber nur dann, wenn ich mehrere Versionen ein und derselben Datei aufheben möchte. Ansonsten nutze ich die automatische Datumssortierung von Windows (im Exlorer klick oben auf “Geändert am”).

  19. Jochen sagt:

    Hallo,
    wie ich schon geschrieben hatte, habe ich meine Dateiorganisation ähnlich der Ihren eingerichtet.
    Eigentlich bin ich auch ganz zufrieden jetzt.
    Beim Stöbern im Internet zum diesem Thema bin ich jetzt auf diverse Programme gestoßen, sogenannte Zettelkastenprogramme oder auch Outliner die wohl genau für diese Zwecke der Informationssammlung gedacht sind, z.B. Scribble Papers (http://home.arcor.de/jhoetger/scpapers/) oder CueCards (http://www.mhst.net/cuecards/).
    Verwenden Sie so ein Programm und wenn ja wofür oder wenn nein warum nicht?
    So ganz erschließen sich mir diese Programme nicht. Was können diese was man in der normalen Ordnerstruktur nicht auch kann?
    Vielleicht können Sie mich aufklären.
    Danke
    Jochen

  20. cspannagel sagt:

    mmh… die Programme kenne ich nicht… Den direkten Vorteil sehe ich auch nicht. Ich würde einfach TXT-Dateien in Ordnern anlegen. :-)

  21. Jochen sagt:

    Hallo,
    mit meinem Ordnungssystem, dass ich ja ähnlich dem Ihren umgestellt habe bin ich immer noch sehr zufrieden.
    Nun habe ich ein Projekt mit mehreren Themen für dass ich auch viele Internetseiten speichern muss.
    Ich halte eigentlich nichts von einer separaten Bookmarkverwaltung weil ich die Information der entsprechenden Internetseite gerne auch innerhalb der Ordnerstruktur haben möchte, d.h. für ein Themengebiet möchte ich in meinem entsprechenden Ordner nicht nur die PDF, TXT, ODT und sonstige Dateien haben sondern auch die Internetseite bzw. den entsprechenden Link zu dieser Seite mit entsprechenden Informationen.
    Nur, wie speichert man diese am besten?
    Wie machen Sie das?

    Vielen Dank

    Jochen

  22. Maria sagt:

    Hallo,

    @Jochen:
    Zum Problem mit den Bookmarks:
    Unter Windows könnte man Verknüpfungen zu den Internetseiten anlegen (mit der Endung .url) und diese dann thematisch in dem Ordner unterbringen.

    Mein eigenes System sieht derzeit so aus:
    Da ich viele Informationen aus dem Internet beziehe, benutze ich Scrapbook (Plus) (eine kostenlose Firefox-Erweiterung) zur Verwaltung meiner Daten. Vorteile dieser Erweiterung sind neben der einfachen Erfassung von Inhalten aus dem Internet folgende:
    – Ich kann Notizen anlegen.
    – Ich kann HTML-Seiten mit Notizen versehen.
    – Ich habe immer Quelle und Speicherdatum parat.
    – Ich kann jedem Element einen Kommentar hinzufügen.
    – Ich kann aber auch andere Dokumenttypen speichern bzw. beliebige Dokumente von der Festplatte in das Scrapbook-Verzeichnis ziehen. Hierbei wird eine HTML-Datei im Scrapbook mit Verweis auf die Originaldatei angelegt, die mit in das Scrapbook data-Verzeichnis kopiert wird.

    Ich versuche auch, wie im Beitrag beschrieben, eine flache Ordnerstruktur zu halten, allerdings habe ich auch noch eine oberste Ebene von A-Z.

    Das “Taggen” mache ich in Scrapbook, in dem ich Stichwörter in das Kommentarfeld für jedes Element hereinschreibe. Lesezeichen kann ich auch mit Scrapbook verwalten und über diese auch Verweise auf Elemente erstellen, wenn ich nicht weiß, in welchen Ordner die Elemente sollen.

    Scrapbook bzw. Scrapbook Plus finden sich hier:
    https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/427/
    http://amb.vis.ne.jp/mozilla/scrapbook/
    https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/8186/

    Gruß, Maria!

  23. cspannagel sagt:

    Liebe Maria,

    vielen Dank für den Hinweis – Scrapbook kannte ich bislang noch nicht. Für Links nutze ich delicious. Da kann man zwar keine lokalen Dokumente mit verwalten, aber fürs Taggen von Links ist Social Bookmarking wirklich gut. Insbesondere hat man dabei die “social functions”.

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